段階 0
機材なし。受付で手入力
進め方
- 届いた書類（郵送・持参・FAX）を受付の事務用 PC で開いた「書類の秘書」に入力します。
- 「もらった書類」画面の［手で入力する］ボタンから、書類の種類・相手先・カルテ番号を登録します。
- 患者さんへ渡す診断書や返送書類も同様に「渡した書類」へ登録し、期限の近づきを自動で追跡します。
つまずきやすい所
受付が混み合う時間帯に入力を後回しにしてしまうことです。朝の便や夕方にまとめて5分間だけ入力する時間を決めておくと自然と定着します。
書類の秘書
始め方の手引き
最初は手入力とスマホだけで始められます。
便利にしたくなったら段階を上げてください。
高価な専用機材を一から買い揃える必要はありません。医院にあるパソコンやスマートフォンからすぐに始められます。
段階2（スマホ撮影・複合機スキャン）までは院内で無理なく進められます。段階3以降のFAX自動保存や複合機連携などはおまかせサポートもご利用いただけます。
段階一覧
手元の機材でできる段階（最小限 → 便利の順）
下へ行くほど自動化が進み、受付や院長の手間が減っていきます。
※どの段階でも台帳はそのままお使いいただけます。まずは手入力やスマホ（段階0〜1）から始めて、医院の状況に合わせて少しずつ自動化を進められます。
| 段階 | なまえ | 必要なもの | できるようになること | 自分でできる度 | 詳細 |
|---|---|---|---|---|---|
| 段階 0 | 手入力 | 事務用 PC 1台 | 受付で届いた・渡した書類を直接手入力。出入りの記録と期限もれ防止 | ★★★ ひとりでOK | 詳細 |
| 段階 1 | スマホで撮る | スマホ（iPhone / Android） | 窓口の受取書類や持参書類を撮影してそのまま取り込み | ★★★ ひとりでOK | 詳細 |
| 段階 2 | 複合機スキャン | いまある複合機 | 複数枚の紙をまとめてスキャン。共有フォルダ経由で自動取り込み | ★★☆ 安心導入サポート対象 | 詳細 |
| 段階 3 | FAX 自動保存 | 受信フォルダ保存対応の複合機（※機種により可否が違います） | 届いた FAX を紙に出さず PDF で自動台帳登録（ペーパーレス） | ★★☆ 安心導入サポート対象 | 詳細 |
| 段階 4 | 印刷したら自動記録 | 事務用 PC（印刷ドライバ設定） | 診断書や指示書を印刷した瞬間に、自動で「渡した書類」へ控え登録 | ★☆☆ 安心導入サポート対象 | 詳細 |
| 段階 5 | AI で要約・下書き | インターネット環境（AI 連携・事務書類のみ） | 医師会通知や行政通達など事務書類の要約と返信下書き（患者情報書類は対象外） | ★☆☆ AI 顧問サービス | 詳細 |
段階 1
スマホで撮って入れる
スマートフォンの手順
iPhone の場合
方法 A：画面の「撮影」ボタンから直接撮る（手軽）
- 院内 Wi-Fi につないだ iPhone の Safari で「書類の秘書」を開きます。
- メニューの［撮影］をタップし、カメラを起動します。
- 書類全体が枠に入るように撮影し、書類の種類（紹介状・診断書など）を選んで登録します。
方法 B：写真を院の共有フォルダへ送る（まとめて）
- 標準カメラで書類を通常通り撮影します。
- 写真アプリの共有メニューから、ファイルApp 経由で院内の共有フォルダへ保存します。
- 保存された画像をシステムが自動で検知して台帳に並べます。
Android の場合
方法 A：画面の「撮影」ボタンから直接撮る（手軽）
- 院内 Wi-Fi に接続した Android の Chrome で「書類の秘書」を開きます。
- メニューの［撮影］をタップし、カメラアクセスを許可して撮影します。
- 書類種別を選択して保存すると、事務用 PC の台帳へ即座に反映されます。
方法 B：写真を院の共有フォルダへ送る（まとめて）
- 標準カメラアプリで書類を撮影します。
- Google Files などのファイル管理アプリから、院内 LAN の共有フォルダへコピーします。
- 取り込みフォルダ内のファイルを自動で認識して取り込みます。
きれいに取り込むためのコツ
- 明るい場所で撮る： 窓際や照明の真下で撮影すると文字のかすれが防げます。
- 自分の影を入れない： スマートフォンを少し斜めに構えてからまっすぐ戻すと影が入りにくくなります。
- 1枚に1書類： 複数枚の書類を重ねず、1枚ずつ枠いっぱいに広げて撮影してください。
つまずきやすい所
院外の公衆回線（4G/5G）からアクセスしようとして接続できないケースです。安全のため、書類の秘書は「医院内の同じ Wi-Fi」に接続している端末からのみ利用できるように制限しています。
段階 2
複合機スキャンをフォルダへ
安心導入サポート対象「スキャンしてフォルダに保存」の考え方
いま医院でお使いの業務用複合機には、紙をスキャンしてパソコンの特定フォルダに PDF として保存する機能（ネットワークスキャン／SMB 送信機能）が備わっています。
事務用 PC 内に「書類取込フォルダ」を作り、複合機のボタンに「書類取込」として登録しておくだけで、紙をセットしてボタンを押せば自動で台帳へ取り込まれます。
つまずきやすい所
Windows の「共有フォルダのアクセス権限」と「ネットワークパスの指定」です。複合機からパソコンが見つからない、またはユーザー名・パスワードの不一致で送信エラーになることがあります。
段階 3
FAX 受信を PDF で自動保存
安心導入サポート対象【重要】機種により可否が違います：
複合機に「受信ファクスのフォルダ転送（メモリ転送／ペーパーレス FAX）」機能が付いている機種で利用できます。
この機能がない機種の場合： 無理に複合機を買い替える必要はありません。段階2の方法を使い、届いた紙の FAX を朝と夕方にまとめてスキャナへ通すことで十分に実用的な運用ができます。
つまずきやすい所
複合機の管理画面（Web ブラウザで開く設定画面）へのログインパスワードが不明な場合や、紙印刷とフォルダ転送の両立設定（まずは紙も出しながら試したい場合）の切り替えです。
段階 4
印刷したら自動で記録
安心導入サポート対象仕組みの解説
事務用パソコンから紙の診断書を印刷したタイミングで、プリンタドライバが印刷データを検知し、自動的に PDF の控えを「書類の秘書」へ転送します。手動で控えを登録する手間がなくなります。
つまずきやすい所
事務用 PC の印刷ドライバ連携や出力先フォルダの指定など、設定作業が必要です。
段階 5
AI で要約・下書き（AI 段階）
AI 顧問サービス連携患者データの保護について
患者の中身は渡しません：
患者さんの病名や診療情報が含まれる書類は AI に送信せず、院内 PC だけで扱います。
AI に渡すのは、公的なお知らせや製薬会社からの供給通知などの「一般的な事務書類」のみに限定しています。患者情報書類は対象外です。
つまずきやすい所
AI が作成した文章をそのまま送ってしまうミスです。AI はあくまで下書きを作る道具であり、最終的な確認・決定は必ず人が行います。
AUTOMATION FOUNDATION
AI を入れる前に、どこに何があるかを一つに。
「書類の秘書」は自動化・業務効率化・AI 導入の本当の入口の一つ。まず院内の書類の出入りを一つにまとめることが、今後の確かな基盤になります。
どこに何があるかが一つにまとまれば、次は AI に任せられる仕事が見えてきます。
「AI で業務を効率化したいが、何から手をつければいいか分からない」という院長先生は少なくありません。
書類がどこにあるか分からない状態で AI を入れても本末転倒です。まず院内の書類の出入りを一つにまとめること。
これこそが、今後の院内自動化・AI 活用の確かな土台となります。
いまなら AI 導入のお手伝いができます。その基盤から。
学会発表の資料づくり
例: 1回 10万円から （内容によりお見積もり）
日常の診療でお忙しい先生の発表準備を支えるため、発表用スライドの体裁整理、要旨の構成、AI ツールの使い方の整理を伴走支援します。
安心のルール：
- 患者情報は先生の PC の中で匿名化してから扱います
- 研究の中身や結論は先生が決めていただきます
- 体裁・スライド・要旨の整理と AI の使い方をお手伝いします
AI 顧問
月 10万円〜
院内の事務書類の AI 要約・下書きの仕組みづくりから、スタッフ向け活用、月1回のオンライン面談60分まで継続して相談いただけます。
- 事務書類の要約・下書きの整備
- 月1回のオンライン面談60分（判断の記録）
- 受付・事務スタッフ向けの定着支援
IT まわりもまとめて
内容によりお見積もり
電話機のリプレイスから Web まわり、中古機材の選定まで、院内のデジタル環境を一本化してサポートします。
- 電話（クラウド電話・PBX）の導入
- ホームページ開設・検索対策（SEO）
- 事務用中古パソコンなどの機材選定・設定
30分の無料相談（オンライン）
範囲: 1社1回・合うかどうかの判断まで（困りごとを聞き、「書類の秘書」やAI顧問が合う／合わないをお伝えします。具体的な設計・お見積もり・作業は有料です）。
受付: 月〜金（祝日を除く）12:30〜13:30／18:00〜20:00・2日前まで（Google Meet・Zoom等も可）。